Pengertian Manajemen Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya

Pengertian Administrasi Perkantoran, Karakteristik, & Ruang Lingkupnya | Administrasi perkantoran yang akan kami bahas habis baik itu pengertian, karakteristik, ruang lingkup, unsur-unsur, tujuan dan fungsi dari manajemen perkantoran. Langsung saja, Secara umum, Pengertian Administrasi Perkantoran yakni suatu aktivitas perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan direktur kantor atau manajer kantor.

Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian manajemen perkantoran secara luas dan manajemen perkantoran secara sempit. Pengertian manajemen perkantoran secara luas yakni suatu kolaborasi secara sistematis dan teroordinasi berdasarkan pertolongan kiprah sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian manajemen perkantoran dalam arti sempit yakni tiruana aktivitas yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan memmenolong kelancaran perkembangan organisasi.

Artikel Terkait: Pengertian Administrasi, Ciri, Fungsi, & Menurut Para Ahli

Karakteristik Administrasi Perkantoran

Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran mempunyai perbedaan dengan tata perjuangan perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis aktivitas dan luas lingkup unit kerja sebagai daerah dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya diberikut karakteristik/ciri-ciri manajemen perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada tiruana pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya ialah dari pelayanan dan support untuk aktivitas organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh tiruana pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil hasilnya berupa informasi
Informasi yakni keterangan-keterangan yang meliputi data yang sanggup diandalkan dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat megampangkan
Pekerjaan kantor ialah alat katalisator yang mempunyai majemuk aktivitas dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh tiruana pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bab yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bab perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup manajemen perkantoran meliputi beberapa aspek dari aktivitas kantor dan masukanan akomodasi kerja kantoran. Ruang lingkup manajemen perakantoran yakni sebagai diberikut...
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor ialah aktivitas yang selalu dilakukan dalam perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula aktivitas perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya aktivitas perkantoran terdri dari beberapa aktivitas antara lain sebagai diberikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses memilih arah aktivitas kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang menghipnotis tercapainya tujuan kantor. Perencanaan perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi

Pembagian kiprah dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
Pemeliharaan kekerabatan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk megampangkan karyawan dalam melaksanakan pekerjaan.

c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran yakni suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara terbaik sesuai dengan sasaran dan samasukan yang sudah ditentukan serta untuk membuat lingkungan kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran yakni sebagai diberikut.

Penggunaan metode yang efektif dalam melaksanakan pengawasan terhadap bawahan
Penggunaan metode yang efektif dalam mempersembahkan motivasi terhadap bawahan
Pemdiberian menolongan kepada karyawan dalam memecahkan duduk perkara dikala karyawan menghadapi kesusahan dalam pekerjaan
Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk komunikasi antara atasan dengan bawahan supaya sedianya sanggup berjalan lancar.
Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemdiberian penghasilan karyawan.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran yakni aktivitas yang mematikan bahwa samasukan dan perencanaan sanggup berjalan sesuai dengan sasaran yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:

Penggunaan peralatan dan perabot kantor
Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
Kualitas pekerjaan kantor
Pelayanan kantor
Waktu
Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran
Dari hasil uraian diatas, kantor ialah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan yang terdapat aktivitas tata perjuangan atau aktivitas manajemen maupun banyak sekali kiprah lainnya. Perkantoran terikat dengan pramasukana seperti:
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor yakni sebagai diberikut..

Keamanan
Lingkungan
Harga

b. Gedung

Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung yakni sebagai diberikut..

Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
Gedung mempunyai akomodasi yang memadai
Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya.

c. Peralatan
Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain sebagai diberikut..
1). Perabotan kantor (office furniture), contohnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam kantor.
2). Perbekalan kantor (office suplies), contohnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior yakni tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, contohnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan aktivitas kantor mempunyai rumus perencanaan mesin yang dipakai sesuai dengan mekanisme kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran mempunyai beberapa unsur-unsur antara lain sebagai diberikut...

Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan kekerabatan kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu.
Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing, menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap akomodasi untuk tujuan yang sudah ditentukan sanggup tercapai dengan baik.
Komunikasi, adalah aktivitas yang memberikan diberita, pemdiberian ide, dan gagasan dari seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan, pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal.
Informasi adalah aktivitas yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, menyebarkan, dan menyimpan banyak sekali informasi.
Personalia, ialah aktivitas yang mengatur dan mengolah penerapan tenaga kerja
Keuangan, adalah aktivitas yang mengatur dan mengolah penerapan sumber daya sekaligus yang dipertanggungjawabanan penerapan dana.
Perbekalan, adalah aktivitas yang merencanakan, mengurus dan mengatur dalam penerapan peralatan kerja.
Humas, ialah aktivitas yang membuat kekerabatan dan proteksi yang baik dari lingkungan masyarakat terhadap sekitar perusahaan.

Tujaun Administrasi Perkantoran

Tujuan Administrasi Perkantoran - Umumnya, manajemen perkantoran ialah pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang dibutuhkan dalam aktivitas kantor. Tujuan-tujuan manajemen perkantoran yakni sebagai diberikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk dipakai kalau diperlukan.
b. Mencatat, ialah aktivitas yang membutuhkan banyak sekali peralatan tulis informasi sehingga terwujud goresan pena yang sanggup dibaca, dikirm, dan disimpan.
c. Mengolah, yaitu aktivitas yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan dengan bentuk yang lebih berguna
d. Menggandakan, adalah aktivitas yang memberikan dengan banyak sekali cara dan alat.
e. Mengirim, ialah aktivitas yang memberikan dengan banyak sekali cara dan alat yang informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.
f. Menyimpan, adalah aktivitas yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam suatu daerah yang aman.